一般的に使われるマンション管理業者とは管理組合から委託を受けて組合の会計の収入及び支出の調定、出納、マンションの維持管理又は修繕に関する企画又は実施の調整を含むマンション管理の事務を業として行うものと規定されて、登録が義務付けられ５年ごとの更新が必要です。

組合会計の収入及び支出の調停、出納業務を含む管理委託を受ける業者をマンション管理業者と定義しています。

管理業者との委託契約を締結する際には管理業務主任者による重要事項説明を受け管理委託契約書を受領します。管理業者はこの契約書の内容に沿って業務を遂行して行くのです。契約内容を実行しているかどうか内容について管理組合が把握している事が重要です。
マンション管理組合とマンション管理業者の間で協議が整った事項を記載し委託契約を取り交わす際に、管理委託契約書の基本として、標準管理委託契約書があります。マンション管理業者に管理事務を委託する場合を想定しており、警備業法に定める警備業務、消防法に定める防火管理者が行う業務は想定されていません。

標準管理委託契約書の中で重要性の高い項目（委託業務費の明細・管理会社及びその従業員の管理事務の守秘義務・契約の解除、解約の申し入れ、契約の有効期間及び契約の更新）については同趣旨であることが必要ですが違う場合はどの様な趣旨で違うのか確認も必要です。

管理業者は善感注意義務を負います。専門家、プロとしての平均的な注意を尽くすことがもとめられます。例えば、委託された建物の一部の損壊、不具合、危険性等を知っていながら、管理組合に通知しなかった場合債務不履行又は不法行為に当り責任を問われる事になります。

あなたのマンションの委託契約書の内容については区分所有者の誰でもが知っていなければならない事です。

管理組合としては契約書の保管、管理事務の報告書を毎月受領している、定期的な打ち合わせを行う等でトラブルを防ぎ、業務内容の監視に努めましょう。決してお任せにならない様にしましょう。委託契約書、事務報告書等の毎月の受領について理事は目を通す、管理業者とは定期的な打ち合わせをして常に内容を確認しましょう。
全員で内容を把握して、管理会社に最善の管理と適正な報酬額を要求しましょう。